Hal - Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan skema organisasi antara lain :

1. Mengenali orang yang akan diajak berorganisasi dan lingkungan organisasi
2. Membuat nama organisasi
3. Menyusun kegiatan
4. Membagi pekerjaan
5. Melaksanakan kegiatan
6. Memiliki hubungan yang luas dengan pihak tertentu
7. Mencari dana untuk kegiatan agar suatu partisipasi dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu:
• Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini adalah untuk memahamai pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran serta.
• Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan “memanjakan”, yang akan menimbulkan efek negatif.
• Subyek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi dimana individu yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatu yang menjadi perhatiannya.
• Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator.
• Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.
• Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.
• Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan kepada prisnsip bahwa partisipasi adalah bersifat persuasif.
• Rentang Kendali (Span of Control). Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manager. Rentang Kendali setiap pemimpin atau manager tidak sama(relatif).
Perlunya Rentang Kendali 1. Keterbatasan waktu 2. Keterbatasanpengetahuan 3. Keterbatasan kemampuan

Organisasi yang sehat adalah organisasi yang memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

1.      Organisasi harus memiliki anggota yang jelas identitas dan kuantitasnya; Saat ini, setiap organisasi yang modern pasti menuntut para anggotanya memiliki KTA (kartu tanda anggota), agar tidak timbul ”romli” atau “rombongan liar” yang merupakan kumpulan dari ”talap” alias “anggota gelap” dari sebuah ”OTB” singkatan dari “organisasi tanpa bentuk”.

2.      Organisasi harus memiliki pula identitas yang jelas tentang keberadaannya dalam masyarakat; Artinya, jelas di mana alamat kantornya. Tampak pula aktivitas sehari-hari kantor tersebut dalam menjalankan roda organisasi. Ada pula nama, lambang, dan tujuan organisasi yang termuat dalam AD (anggaran dasar) dan ART (anggaran rumah tangga). Demikian pula struktur organisasinya. Masih banyak lagi yang bisa membuktikan keberadaan organisasi itu di mata masyarakat. Jika identitas tak jelas, maka jangan salahkan masyarakat bila menaruh curiga terhadap organisasi itu.

3.      Organisasi harus memiliki pemimpin serta susunan manajemen yang juga jelas pembagian tugasnya; Masing-masing bagian, divisi, maupun seksi juga aktif memainkan perannya. Tidaklah bagus ketika suatu organisasi yang terlihat aktif hanyalah ketuanya saja. Ini sangat ganjil dan bisa disebut ”sakit parah”, bahkan tampak seperti pertunjukan sirkus one man show dalam manajemen organisasi itu.

4.      Dalam setiap aktivitas organisasi harus mengacu pada manajemen yang sehat; Misalnya, ada tiga tahapan dalam menjalankan roda organisasi, yaitu planning (perencanaan), action (pelaksanaan), dan evaluation(penilaian). Ketiga tahapan itu selalu dimusyawarahkan dan melibatkan sebanyak mungkin anggotanya, terutama saat melewati tahap action. Dalam manajemen itu, yang juga harus mendapat perhatian serius adalah administrasi. Surat bernomor, kop surat, dan ciri-ciri administrasi lainnya yang lazim ada di sebuah organisasi.

5.      Organisasi harus mendapat tempat di hati masyarakat sekitarnya; Artinya, organisasi itu dirasakan benar manfaatnya bagi masyarakat. Maka, kegiatan organisasi dituntut untuk mengakar kepada kebutuhan anggota khususnya, bahkan untuk masyarakat di sekelilingnya.

ORGANISASI OSIS

            Organisasi yang memiliki makna dan arti ,disetiap sekolah pasti mempunyai organisasi osis yang  harus memiliki anggota yang jelas identitas dan kuantitasnya yang baik. Baik dalam arti itu organisasi osis yang mempunyai kegiatan yang bisa menuntun masyarakat sekolah dan organisasi itu di rasakan benar oleh manfaatnya bagi masyarakat sekolah.dengan adanya kegiatan organisasi ini menuntun mengakar kepada kebutuhan anggota khususnya, bahkan untuk masyarakat sekolah. Organisasi ini memiliki aktivitas organisasi harus mengacu pada manajemen yang sehat. Misalnya, ada tiga tahapan dalam menjalankan roda organisasi, yaitu
planning (perencanaan),
organization (pengorganisasian),
action (pelaksanaan),
controling (kontrol), dan
evaluation (penilaian).

            Tahapan itu selalu dimusyawarahkan dan melibatkan sebanyak mungkin anggotanya, terutama saat melewati tahap action. Kemudian, dalam manajemen yang juga harus mendapat perhatian serius adalah administrasi. Surat bernomor, kop surat, dan ciri-ciri administrasi lainnya yang lazim ada di sebuah organisasi sempurna.

            Disini juga organisasi harus memiliki pemimpin serta susunan manajemen yang juga jelas pembagian tugasnya. Masing-masing bagian, divisi, maupun seksi juga aktif memainkan perannya. Jadi, sangat ganjil dan dipastikan ”sakit parah” jika organisasi itu yang tampak paling aktif adalah ketuanya sehingga tampak seperti pertunjukan sirkus ‘one man show’ dalam manajemen organisasi itu.dalam organisasi harus ada namanya Meningkatkan generasi penerus yang beriman dan bertaqwa. Memahami, menghargai lingkungan hidup dan nilai-nilai moral dalam mengambil keputusan yang tepat. Kenapa harus ada namanya taqwa,memahami dan menghargai lingkungan hidup karena organisasi Osis bila tidak memiliki itu semua maka itu bukan Organisasi osis.

 

    Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya:

1. Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
3. Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya:

1. Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalam pengorganisasian, karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer). Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi karena adanya “limits factor(keterbatasan)” manusia, yaitu keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

1.      Keterbatasan waktu, artinya bahwa pada saat yang bersamaan seorang pemimpin melakukan pekerjaan yang beraneka macam.

2.      Keterbatasan pengetahuan, artinya bahwa seorang pemimpin tidak mungkin dapat mengetahui semua pekerjaan dalam perusahaan karena itu perlu diadakan pembagian pekerjaan kepada bawahannya.

3.      Keterbatasan kemampuan, artinya bahwa seorang pemimpin perusahaan kemampuannya terbatas, karena itu perlu diadakan batas jumlah bawahan langsungnya.

4.      Keterbatasan perhatian, artinya bahwa seorang pemimpin terbatas perhatiannya, ia tidak dapat memperhatikan semua masalah yang dilakukan bawahannya sehingga perlu diadakan pembatasan jumlah bawahan langsung yang dipimpinnya.

Ada dua kelompok faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan berapa sebaiknya jumlah pejabat bawahan yang langsung dapat dipimpin dengan baik oleh seorang pejabat atasan tertentu :

·         Faktor Subyektif ialah faktor yang melekat pada pejebatnya :

                                          Ø Kepandaian

Ø Pengalaman

Ø Kesehatan

Ø Umur

Ø Kejujuran

Ø Keahlian

Ø Kecakapan , dan lain-lain

·         Faktor Objektif ialah faktor yang berada di luar pejabatnya :

Ø Corak pekerjaan

Ø Jarak antar para pejabat bawahan

Ø Letak para pejabat bawahan

Ø Stabil labilnya organisasi

Ø Jumlah tugas pejabat

Ø Waktu penyelesain pekerjaan

Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menemukan rentang kendali mencakup beberapa factor yang berhubungan dengan situasi, bawahan, atasan, yang secara singkat dapat ditunjukkan sebagai berikut :

1.      Factor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentang kendali dapat relative melebar bila :

a)      Pekerjaan bersifat rutin.

b)      Operasi-operasi stabil.

c)      Pekerjaan bawahan sejenis.

d)      Bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang lain.

e)      Prosedur-prosedur dibuat secara baik dan telah diformalisasi.

f)       Pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

2. Factor-faktor yang berhubungan dengan bawahan. Rentang kendali dapat relative melebar bila :

a)      Bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu.

b)      Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.

  

 3. Factor-faktor yang berhubungan dengan atasan. Rentang kendali dapat relative melebar bila :

a)      Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi.

b)      Manajer menerima bentuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pengawasannya.

c)      Manajer tidak mempunyai kegiatan-kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksanakan.

d)      Manajer lebih mempunyai gaya pengawasan  yang lepas daripada ketat.

Pejabat atasan yang pandai, cakap ataupun ahli dapat memimpin sejumlah pejabat bawahan yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang masih kurang kepandaiannya, kecakapannya ataupun keahliannya. Pejabat atasan yang telah berpengalaman tentunya dapat memiliki sejumlah pejabat bawahan langsung yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang belum berpengalaman.

Pejabat atasan yang memiliki kesehatan jasmani ataupun rohani tentunya dapat memimpin sejumlah pejabat bawahan yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang kurang kesehatannya. Pejabat yang sehat mampu bekerja dengan baik, setiap hari dapat masuk kerja sehingga dapat mengontrol, dengan baik, dapat menjadi teladan kerja para pejabat bawahannya.Pajabat pimpinan yang berusia 25-60 tahun kemampuan kerjanya sedang tinggi maka pejabat berusia demikian  dapat memimpin sejumlah bawahan yang lebih banyak dibanding dengan pejabat atasan yang telah berusia lebih lanjut misalnya 65 tahun atau lebih.

Pejabat atasan yang memiliki sifat jujur tentunya baik apabila diserahi sejumlah bawahan yang banyak dibanding dengan pejabat atasan yang tidak jujur. Biasanya apabila pejabat atasannya jujur maka akan berpengaruh jujur pula pada bawahannya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa apabila factor subyektif dalam keadaan baik maka rentangan control dapat luas, sedang bila factor subyektif dalam keadaan kurang baik maka rentangan control sebaiknya sempit.

Apabila corak pekerjaan para pejabat bawahan itu satu macam maka lebih muda dipimpin, maka jumlah pejabat bawahan langsung dapat lebih banyak dibanding dengan apabila mereka melakukan pekerjaan-pekerjaan yang bercorak aneka ragam. Karena pejabat bawahan yang melakukan pekerjaan yang bercorak aneka ragam lebih sukar bagi pimpinan untuk memimpinnya.

Sebagai contoh misalnya perbandingan jumlah pejabat bawahan yang harus di awasi oleh pengawas yang bekerja pada proyek pembangunan bendungan tentunya tidak akan dapat dipaksakan sama dengan jumlah pejabat bawahan yang diawasi oleh seorang pengawas yang bekerja dalam pembangunan perbaikan jalan. Pada proyek pembangunan bendungan, corak pekerjaan sangat beraneka macam sehingga lebih sulit mengawasinya, sedang pada proyek perbaikan jalan macamnya pekerjaan tidak banyak dan bersifat lebih sederhana. Maka pengawas pada proyek pembangunan bendungan harus memiliki sejumlahpajabat bawahan langsung yang lebih sedikit, sedang pengawas pada proyek perbaikan jalan dapat memiliki sejumlah pejabat bawahan langsung yang lebih banyak.

Jumlah pejabat bawahan bagi seorang pejabat atasan itu dapat banyak apabila pekerjaan yang dilakukan oleh para pejabat bawahan itu termasuk pekerjaan yang tidak memerlukan waktu lama untuk penyelesaiannya, sebaliknya apabila untuk tiap-tiap pekerjaan yang harus dikerjakan oleh para pejabat bawahan itu selalu memakan waktu yang lama sehingga pejabat atasan harus selalu mengontrol beberapa kali atau membimbing beberapa kali maka sebaiknya jumlah yang dipimpin oleh pejabat atasan itu sedikit saja. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa apabila :

·         Corak pekerjaan pejabat bawahan itu semacam rentangan control luas, sedang apabila corak pekerjaan para pejabat bawahan itu aneka ragam rentangan control sempit.

·         Jarak atau letak para pejabat bawahan itu berdekatan rentangan control luas, sedang apabila jarak atau letak para pejabat bawahan itu saling berjauhan rentangan control sempit.

·         Apabila organisasi masih labil rentangan control sempit, tetapi apabila organisasi telah stabil rentangan control luas.

·         Apabila jumlah tugas pokok pejabat atasan itu banyak rentangan control sempit demikian pula apabila jumlah tugas bagi para pejabat bawahan masing-masing berjumlah sebanberjumlah banyak, rentangan control sempit

·         Apabila waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekkerjaan itu singkat, rentangan control luas, sebaliknya apabila waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap pekerjaan itu lama rentangan control sempit.

   Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
• Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
• Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua  orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.
• Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
• Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
• James D Mooney berpendapat bahwa Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.
• Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.
• Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

     hubungan antara manajemen, organisasi dan tata kerja dapat dilukiskan seperti di bawah ini.

a)      Manajemen : proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar
manusia;

b)      Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut
harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Manajemen, organisasi dan tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan secara efisien.

      Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.
      Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan
pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu
pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

a.       Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber daya dan waktu yang tersedia

b.      Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses
pencapaian tujuan

c.       Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

             Setiap suatu bidang pekerjaan, atau melakukan suatu kegiatan pasti memiliki urutan proses/cara untuk mencapai suatu tujuan yang dinginkan, dan proses itu diartikan sebagai tata kerja atau metode.
            Tata kerja atau metode sendiri adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat.
            Dari ketiga unsur diatas yaitu Organisasi, Manajemen, dan Tata Kerja (Metode) yang saling berhubungan, untuk menghasilkan keputusan yang bisa diputuskan oleh pemimpin dari organisasi.